Посібники

Як керувати нарахуванням заробітної плати

Розрахунок заробітної плати - це основна функція вашого малого бізнесу, оскільки ваші завдання не зупиняються на тому, щоб просто дати своїм працівникам зарплатні. Ви також повинні дотримуватися відповідних федеральних, державних та місцевих законів. Відсутність належного адміністрування своїх обов’язків із виплати заробітної плати може призвести до неточних зарплат і фінансових звітів. Завдяки ефективному управлінню ви сприяєте зміцненню операцій з оплатою праці.

Міркування

Виберіть послідовний період оплати праці, наприклад, щотижня, раз на тиждень, раз на місяць або щомісяця. Вивчіть законодавство про мінімальну зарплату у вашій державі; Ви можете платити частіше, ніж вимагає закон, але не рідше.

Система оплати праці

Ваша система оплати праці дозволяє вам обробляти зарплатні чеки. Якщо ви обробляєте заробітну плату вдома, використання програмного забезпечення для виплати заробітної плати є більш ефективним, ніж обробка всього фонду оплати праці вручну. Постачальник програмного забезпечення, як правило, має пакети, виходячи з розміру вашого бізнесу. Щоб заощадити час і гроші, ви можете передавати свої обов'язки з виплати заробітної плати компанії-службі з оплати праці. Постачальник обробляє зарплатні платежі та часто виконує зобов’язання щодо податку на заробітну плату та пільги вашої компанії. Все, що вам потрібно зробити, - це ще раз перевірити роботу постачальника.

Система відліку часу

Щоб відстежувати робочий час своїх працівників, ви можете попросити працівників заповнювати щотижневі розклади роботи або встановлювати годинник. Останній є більш ефективним, ніж перший, оскільки працівникам не так просто виготовити годинник годинника. Залежно від того, який годинник у вас є, ви або розраховуєте удари, показані на картці часу, або система виконує обчислення за вас.

Податки з заробітної плати

Виконуючи нарахування заробітної плати, ви повинні утримувати федеральні податки з виплати заробітної плати, включаючи соціальне страхування та Medicare, із зарплати своїх працівників та сплачувати власну частку відповідним державним установам. Ви також знімаєте федеральні податки на прибуток, податки на прибуток штату - де це можливо - та внески на страхування на випадок безробіття. Для федеральних цілей утримання податку на прибуток надайте новим працівникам форму W-4 для заповнення та повернення до вас вчасно для отримання перших зарплат. Щоб не відставати від своїх федеральних податкових зобов’язань, зверніться до Циркуляру служби внутрішніх доходів E „Посібник з податків роботодавця”. Щоб визначити свої державні та місцеві зобов’язання, зв’яжіться зі своїм державним органом доходів або місцевим податковим комітетом.

Виплати працівникам

Якщо ви надаєте своїм працівникам пільги компанії, такі як медичне страхування, гнучкі рахунки витрат та пенсійні плани, добровільні внески працівника в такі плани також обробляються за рахунок оплати праці. Ваша нарахування заробітної плати або кадровий персонал можуть займатися цією сферою вашого бізнесу, або ви можете найняти стороннього адміністратора. Якщо ви пропонуєте оплачуваний вільний час, такий як страта, відпустка, дні хвороби та особисті дні, ваш адміністратор фонду оплати праці може відстежувати, що використовується.

Прямий депозит

Чим більше зарплат ви генеруєте, тим більше чеків ви повинні відстежувати. Зарплатні схильні до крадіжок або втрати місця. Якщо це трапиться, видайте стоп-виплату за викрадений або загублений чек і повторно видайте працівникові ще одну зарплату. Ви можете уникнути такої можливості, встановивши прямий депозит у своєму банку та скориставшись програмним забезпеченням для нарахування заробітної плати, яке дозволяє цю опцію. Поясніть своїм працівникам переваги прямого вкладу та заохочуйте їх прийняти його.

Бухгалтерський облік

Облік заробітної плати - це спосіб контролю за витратами на оплату праці компанії. Завдяки обліку заробітної плати ви розподіляєте заробітну плату, відрахування на оплату праці та інші витрати на правильні фінансові рахунки. Ви також проводите періодичну звірку, щоб забезпечити точну оплату праці, податкову звітність та бухгалтерський облік.

Облік

Федеральний уряд та уряди штатів мають спеціальні закони про ведення обліку заробітної плати. Хоча програмне забезпечення заробітної плати зберігає ваші дані про заробітну плату, ви можете підвищити надійність, надрукувавши звіти про заробітну плату в кінці кожного періоду виплати та відклавши друковані копії в захищеному місці. Звіти розбивають загальну заробітну плату кожного працівника за період оплати праці.