Пробний баланс - це внутрішній контроль, який бухгалтери виробляють для перевірки арифметичної точності головної книги. За системою бухгалтерського обліку подвійних операцій кожна операція передбачає принаймні одну дебетову та одну кредитну запис однакової вартості. З цього випливає, що сума всіх дебетових записів повинна дорівнювати сумі всіх кредитних записів. Пробний баланс - це перелік залишків за дебетом та кредитом, вилучених із головної книги та підсумованих. Якщо залишки за дебетом та кредитом не однакові за значенням, було допущено принаймні одну помилку.
Помилки підрахунку
Якщо дебетові та кредитні стовпці пробного балансу були прораховані неправильно, приведе до помилки, і це повинно бути першим, що перевіряє бухгалтер. Вилучення неправильного залишку з одного або декількох рахунків головної книги також призведе до помилки в пробному балансі.
Помилки транскрипції
Можливо, бухгалтер правильно розрахував і витягнув залишки, але допустив помилки, перелічуючи їх на пробний баланс. Якщо різниця між підсумками двох колонок пробного балансу ділиться на дев'ять, це говорить про те, що дві цифри могли бути транспоновані. Введення дебетового залишку в кредитній колонці або навпаки також призведе до помилки транскрипції.
Помилки проводки
Помилки, допущені в проводках головної книги, призводять до помилок у пробному балансі. Зокрема, журнальні записи можуть бути проблематичними і їх слід ретельно перевіряти. Інші помилки проводки включають розміщення неправильної суми, розміщення обох аспектів транзакції на одній стороні або лише розміщення половини транзакції.
Що пробний баланс не виявить
Пробний баланс не буде висвітлювати всі типи помилок. Помилка пропуску, коли жодна частина транзакції не опублікована, не вплине на пробний баланс. Іншими помилками, які пробний баланс не виявить, є транспонування дебетових та кредитних записів у головній книзі, що робить дві помилки, які анулюють одна одну, або проводку однієї або обох сторін на неправильний рахунок головної книги.
