Централізація закупівель стає все більш важливою, чим більше зростає малий бізнес. Найголовніше, що децентралізована структура закупівель, в якій окремі підрозділи відповідають за власну купівельну діяльність, часто є і дорогою, і неефективною. Навпаки, централізована організаційна та управлінська структура зменшує витрати на закупівлю та створює більш ефективний відділ закупівель.
Ступені централізації
Централізовані закупівлі стосуються повністю централізованих і керованих центрами організаційних структур. В обох випадках відділ закупівель розробляє політику закупівель та стандартні операційні процедури для всього бізнесу. Повністю централізована структура також займається купівельними обов'язками та діяльністю для всіх підрозділів або підрозділів зі штаб-квартири підприємства або домашнього офісу. У структурі під керівництвом центру відділ закупівель створює політику закупівель та стандартні правила експлуатації, але щоденні обов'язки та відповідальність за закупівлю залишає за кожним відділом чи підрозділом бізнесу.
Стратегічна ефективність
Довгострокові бізнес-цілі та цілі відділу закупівель часто більш безпосередньо пов'язані з централізованою структурою закупівель. Основною причиною цього є те, що багато підприємств сприймають закупівлі як важливіші із централізованим відділом закупівель. Сприйняття, що мають більшу важливість, призводять до того, що централізовані закупівлі стають не тільки більш помітними в організації, але й більш придатними для участі в довгостроковому стратегічному плануванні. Включаючи ініціативи щодо закупівель у довгострокові цілі бізнесу, фінансовий успіх бізнесу пов’язує з цілями закупівель.
Процедурна ефективність
Централізація пропонує різні процедурні переваги, недоступні в децентралізованій структурі. З одного боку, централізація виключає зайві та дубльовані зусилля. Обмін інформацією та ресурсами створює можливості для поєднання покупок у відомствах, щоб отримати право на знижки за обсягом та зменшити транспортні витрати та витрати на доставку. Централізоване відділ закупівель також полегшує створення та підтримку добрих відносин з постачальниками та постачальниками. Основною причиною цього є те, що це зменшує плутанину серед постачальників, яким більше не доводиться задаватися питанням, з ким поговорити для кожного іншого замовлення на придбання.
Контроль та управління
Централізація закупівельної політики передбачає посилення внутрішнього контролю. Центральна політика закупівель та інформаційний потік зверху вниз стандартизують процес прийняття рішень та закупівель. Наприклад, централізована політика визначає працівників, уповноважених ініціювати замовлення на закупівлю, визначає критерії вибору постачальників та визначає ліміти витрат. Центральна політика також стосується етичних питань. Серед них - позиція бізнесу щодо прийому подарунків від постачальників, виявлення випадків, що становлять конфлікт інтересів, і позиція бізнесу щодо збереження конфіденційності.
