Не маючи ретельної документації, компанія може зробити таблиці самостійно незадоволеними колишніми працівниками, яких вона законно та виправдано припинила. Результатом може стати дорогий досвід судових процесів. Об’єктивне документування інцидентів, поганих результатів роботи та розмов із працівником може допомогти встановити довіру та підтримати ваші претензії, коли настає час звільнення працівника.
Дати
Щоразу, коли між вами та проблемним працівником трапляється інцидент або розмова, важливо задокументувати дату, коли це сталося. Включення дат таких подій може допомогти вам відокремити кожну подію та встановити будь-які закономірності, які ви помічаєте під час підготовки документації для звільнення працівника. Документування подій також покаже, що рішення про звільнення працівника не відбулося без запису про попередні випадки.
Порушення
У статті для Товариства з управління людськими ресурсами Х. Енн Лірофф пише, що ви повинні задокументувати всі порушення працівника у кадровій справі працівника, коли вони трапляються. Порушення повинні відповідати політиці та процедурному посібнику компанії та можуть включати погану роботу, порушення контрактів, незаконні дії, неетичну поведінку, низьку продуктивність, прогули, затримку, непокору, небезпечну практику та руйнівні поведінки. Документуючи порушення, ви повинні включити, якщо це можливо, мову, якою користувався працівник, як інцидент вплинув на обов'язки працівника та як це вплинуло на відділ або компанію в цілому. Використовуйте примітки, які ви записали у кадровій справі працівника, щоб створити перелік порушень та дати їх у документах про припинення роботи.
Бесіди та оцінки
Документуючи порушення, додайте примітки щодо вжитих вами дій або розмов, які ви вели з працівником. Детальні бесіди, які ви провели з працівником щодо недоліків у роботі, їх наслідків, а також реалістичні вказівки та терміни, які ви встановили для покращення. Такі примітки допомагають застосувати виправдані дисциплінарні стягнення або припинення дії. Повідомлення працівника про таку документацію також усвідомлює їй несприятливі наслідки.
Оцінки
На додаток до бесід, документуйте проведені оцінки співробітників, наради, що відбувались для оцінки прогресу працівника до встановлених цілей та рівня участі працівника у процесі. Хорошою ідеєю є попередження в письмовій формі, і нехай проблемний працівник підпише документ, який підтверджує отримання документа. Це підтвердження може допомогти підтвердити той факт, що працівник отримав попередження та був поінформований про можливі наслідки. Включіть інформацію про розмови, оцінки та попередження до документа про звільнення працівника.
Дисциплінарні стягнення
Завжди зазначайте про дисциплінарні стягнення, винесені працівнику, у кадрових справах та документах про припинення. Дисциплінарні заходи можуть включати пониження в посаді, умовний термін або відсторонення. Включіть у свої замітки результат будь-яких дисциплінарних стягнень.
