З бухгалтерським обліком готівки ведення бухгалтерії є простим: ви не реєструєте жодних операцій, поки гроші фактично не перейдуть у власність. За допомогою методу нарахування ви реєструєте операції, як тільки заробляєте або заборгували гроші. Якщо рахунок-фактура надходить до або після товарів, за які ви заплатили, для правильного запису транзакції потрібно виконати пару додаткових етапів обліку.
Порада
Якщо ви передоплачуєте рахунок-фактуру до того, як отримаєте відповідні товари чи послуги, ви зараховуєте готівку та дебетуєте рахунок попередньо оплачених витрат, таких як попередньо оплачені товари, інвентар передплатою чи послуги передплати. Коли ви отримуєте все, за що заплатили, ви зараховуєте передоплату і дебетуєте інвентарні витрати або подібний рахунок.
Рахунок не отримано
Ведення обліку було б простим, якби покупці просто відвідували постачальника, платили за те, що їм потрібно, і виходили з товаром, але це часто не так. Натомість замовлення, доставка, виставлення рахунків та оплата відбуваються в різні моменти процесу. Щоб ще більше заплутати вас, ваша система управління запасами обробляє відвантаження товарів не так, як ваша система бухгалтерії.
Наприклад, Контроль закупівлі говорить, припустимо, ви отримуєте партію товарів, але рахунок ще не отриманий. Якщо ви використовуєте постійну систему запасів, де ви постійно оновлюєте свої запаси, ви реєструєте відвантаження відразу; з періодичною інвентаризацією ви реєструєте її наприкінці звітного періоду. У будь-якому випадку ви не реєструєте покупку як кредиторську заборгованість, поки не отримаєте товарний рахунок.
Припустимо, ви замовили $2,000 запасу. Поки рахунок-фактура не отриманий, ви записуєте $2,000 на рахунку GRNI - товари, що надійшли, не виставлені рахунки - а також в інвентарі. Як тільки постачальник подає товарний рахунок, ви зменшуєте ВНДП на $2,000 і записати $2,000 у кредиторській заборгованості.
Відстеження GRNI
У міру зростання вашого бізнесу поставки GRNI можуть стати більш поширеними. У вашому обліковому записі GRNI можуть бути сотні записів, що включають кілька покупок, кілька предметів та декількох постачальників. Відстеження та оновлення їх, коли ви отримуєте рахунки-фактури, вимагає більше часу та зусиль, і їх легко втратити. Затримки постачальників, помилки з фактурами та шахрайство можуть погіршити ситуацію.
У цьому може допомогти програмне забезпечення. Автоматизований процес може приймати рахунки-фактури, підбирати їх під замовлення на придбання та вносити необхідні коригування бухгалтерії, не пропускаючи дані, які людське око може пропустити. Це має додаткову перевагу - постійно оновлювати свої книги, не затримуючись у часі. Це може полегшити пошук продавців, які працюють повільно, або які своєчасно постачають товари, і вирішити, хто заслуговує більшої вашої діяльності.
Товари не надійшли
Іноді все працює навпаки. Ви отримуєте рахунок-фактуру, можливо, платите його, але товару у вас поки немає. Інструменти бухгалтерії кажуть, що це трапляється, наприклад, коли ви здійснюєте передоплату за товари, які замовляєте. Передоплата може бути пов’язана з тим, що ви використовуєте бухгалтерський облік готівки та хочете зафіксувати витрати достроково, або через те, що оплата заздалегідь надає вам перевагу. Це також трапляється, якщо продавець з будь-якої причини не надасть вам кредит.
Облік запасів, оплачених, але не отриманих - або попередньо оплачених товарів, або попередньо оплачених послуг - розглядає товари чи послуги, які вам заборгувала інша сторона, як актив. Якщо ви платите за $1,200 в інвентарі заздалегідь, ви зараховуєте $1,200 готівкою і списанням рахунку активів за попередньо оплаченими витратами $1,200. Отримавши предмети інвентаризації або інші товари, ви зараховуєте передоплачені витрати та дебетуєте витрати запасів.
З послугами це дещо складніше, оскільки процес є більш затяжним. Наприклад, якщо ви сплачуєте за рік послугу Інтернету або страховку наперед, наприклад, тоді щомісяця ви сплачуєте витрати на попередню оплату за одну дванадцяту частину платежу. Наприклад, якщо ви заплатили $24,000 за вартість послуг технічного обслуговування на рік ви дебетуєте $2,000 з попередньо оплачених витрат щомісяця і зарахувати на ту саму суму витрати на утримання.
З практичної точки зору, роблячи це з кожним передоплатою та придбанням, ви можете загрожувати вашому бухгалтерському обліку шляхом відстеження занадто великої кількості попередньо оплачених статей, особливо послуг. Щоб цього уникнути, встановіть мінімальний поріг для введення товару на рахунок попередньо оплачених витрат. Якщо поріг, скажімо, $500 і ви передоплачуєте за $400 варто канцелярського приладдя, просто пригостіть $400 як звичайні витрати.
Коли ви маєте справу з готівкою
Якщо ви використовуєте бухгалтерський облік готівки, як це робить багато малих підприємств, то такого поняття як рахунок передоплати не існує, говорить Фундера. Припустимо, ви платите $1,400 товарний рахунок сьогодні, але не отримає товар протягом двох тижнів. Замість того, щоб турбуватися про попередньо оплачені витрати, ви просто записуєте $1,400 як звичайну покупку. Якщо ви заплатили за шість місяців послуг за допомогою $300 сьогодні ви б записали витрати сьогодні, а згодом не налаштували рахунок.
Це спрощує ваш облік, але також спотворює вигляд ваших фінансів. Припустимо, ви платите $3,600 цього місяця за річну вартість послуг. Це дуже великі витрати на обслуговування цього місяця, а потім 11 місяців нульових витрат. Підхід нарахування, показ $300 витрат на місяць, дає вам більш реалістичну картину.
Коли ти продавець
Якщо ви продавець, облік запасів, оплачених, але не отриманих робіт, здійснюється зворотно. Завдяки товарно-матеріальним цінностям предмети або послуги поширюються на книги як пасив, а не як актив. Зазвичай продавці не здійснюють багато передоплат, тому відстежити платежі та скоригувати рахунки не складно.
Якщо, скажімо, ви отримаєте $1,500 оплачуючи товари, що відвантажуються, ви реєструєте кредит на рахунку передплати та дебетування готівкою. Коли ви відправляєте товар, ви дебетуєте передоплату та зараховуєте рахунки доходів. Якщо ви продаєте послуги заздалегідь, ви коригуєте рахунки для кожного місяця послуг, як це робить покупець.
Прохання про готівку наперед
Академія Jobber заявляє, що переваги отримання передоплати клієнтами включають не турботу про несплату та переконання, що платіж надходить своєчасно. Якщо ви малий бізнес з обмеженим грошовим потоком, це безперечні плюси. Є й інші обставини, коли це гарна ідея:
- Вам доведеться заплатити за серйозну кількість сировини, і ви хочете внести заставу. Покрівельники часто просять заставу для покриття дранки та цвяхів, наприклад.
- Це велика робота, і ви дійсно не можете дозволити собі відступ клієнта. Депозит гарантує бай-ін клієнта.
- З минулого досвіду ви знаєте, що цей клієнт платить запізно.
- Ваш бізнес новий, і вам потрібен грошовий потік.
Недоліком є те, що якщо ви надсилаєте товарний рахунок-фактуру перед товаром або послугою, це може забруднити стосунки з вашими клієнтами, особливо якщо вони незадоволені вашою роботою. Завжди чітко чітко визначайте умови угоди. Зв’яжіться з ними після доставки, щоб побачити, чи задоволені вони. Запропонуйте знижку на передоплату, якщо ви можете собі це дозволити. Ви хочете, щоб ваш клієнт був повністю задоволений.
