Коли ви працюєте в програмах, орієнтованих на дані, таких як програми для роботи з електронними таблицями, ви швидко звикаєте змінювати велику кількість записів одночасно, заощаджуючи час на альтернативні записи. Якщо ви зіткнулися з ситуацією, коли ви хочете видалити кілька транзакцій або елементи списку з QuickBooks за один прохід, ви швидко виявите, що команди, які ви сподіваєтесь використовувати, не працюють у масштабі, який ви очікуєте. Щоб подолати ці обмеження, виберіть правильний метод вигнання небажаних даних.
Непереборні
Клієнти, які більше не купують у вас, товари, які ви більше не продаєте, та продавці, яких ви відмовились від розгляду, додають велику кількість до ваших файлів даних QuickBooks, не додаючи постійної вартості. Ви не хочете їх переглядати у звітах та списках, але QuickBooks не дозволять вам видалити запис, який посилається на одну транзакцію. Якщо клієнт з'єднується з кошторисом, товари відображаються у котируванні, а продавці, які раніше займали високе місце у вашому переліку, QuickBooks відображає повідомлення про помилку під час спроби видалити ці записи. Те саме повідомлення про помилку також пропонує вам альтернативу, таку, яка вилучає ці небажані записи з поля зору: кнопку "Неактивна", за допомогою якої ви можете натиснути, щоб понизити елементи, які вже не заслуговують на пріоритет, але пов'язані з вашим фінансовим минулим.
Ховаючись на видноті
Коли ви змінюєте банківські відносини, закриваєте рахунок або припиняєте його використовувати, підключення товару до кількох минулих транзакцій зупиняє його видалення. Якщо ви можете передбачити відновлення використання облікового запису пізніше, ви хочете зберегти його для подальшого використання. Щоб попередні та тимчасово неактивні облікові записи не захаращували ваш погляд на ваші дані, приховуйте їх, а не намагайтеся їх видалити. Клацніть правою кнопкою миші на рахунку у вікні Плану рахунків, щоб отримати доступ до опції "Зробити рахунок неактивним". Зарезервуйте видалення для облікового запису, який ви створили випадково, і знайте, що ніколи не використовуватимете його.
По одному
Після того, як ви визначите низку осиротілих записів, які підлягають видаленню - наприклад, реліквії імпорту файлів помилилися, - ви можете витратити півгодини на пошук комбінації клавіш або пункту меню, що дозволяє видалити вибір частини, лише щоб усвідомити, що QuickBooks не надає можливості масового видалення. Щоб виправити окрему помилку або видалити випадковий запис, ви можете видаляти елементи по одному. Якщо ви масово імпортували неправильні записи з електронної таблиці Microsoft Excel і не хочете виправляти помилку поштучно, зверніться до службових програм, які можуть додати можливості утримання QuickBooks.
Виклик третіх сторін
Дві сторонні програми спеціалізуються на видах господарських робіт, з якими QuickBooks не справляється сам. У списку CPA Карла Ірвіна з 25 утиліт QuickBooks Data Remover (див. Ресурси) зосереджується на видаленні транзакцій та назв списків, надаючи вам можливості сортування та діапазону даних, які можна використовувати для ідентифікації та ізоляції даних, які потрібно видалити. Майстри імпорту, експорту та видалення Baystate Consulting Transaction Pro (див. Ресурси) пришвидшують і спрощують завдання переміщення даних у QuickBooks та виведення з них, а також видалення великої кількості інформації за один крок. Щоб розсудливо використовувати ці утиліти, переконайтеся, що ви розумієте наслідки їх потужних функцій.
