Багато компаній використовують комп'ютеризовану систему бухгалтерського обліку для реєстрації щоденних фінансових операцій, але якщо ви тільки починаєте бізнес і не хочете обчислювати, система бухгалтерії на 12 стовпців буде простим способом відстежувати свої кошти. Цей тип бухгалтерії зазвичай реєструє щоденні операції в хронологічному порядку, класифікує транзакції за типом рахунку та дозволяє отримувати підсумки стовпців наприкінці кожного місяця. Система є швидкою у використанні, але її застосування обмежується малими видами підприємницької діяльності, які фіксують операції лише тоді, коли готівка або сплачена, або отримана.
1
Напишіть наступні заголовки стовпців у верхньому рядку 12-стовпкової книги: Дата, Деталі, Продажі, Покупки, Заробітна плата, Комунальні послуги, Поставки, Оренда, Податки, Інші витрати, Готівка в банку, Готівка в касі, Капітал та Різноманітні.
2
Записуйте кожну касову операцію в хронологічному порядку, починаючи з першого рядка. Запишіть дату в стовпці "Дата", а потім напишіть дуже короткий опис транзакції в стовпці "Детальні дані", але переконайтеся, що опис відповідає на питання "хто", "що" і "чому". Наприклад, напишіть "Заплатили 18 доларів ACME Fuel за 6 гал. Бензину для вантажівки", щоб записати витрати пального.
3
Класифікуйте операцію за типом її рахунку, а потім запишіть її суму під відповідною назвою рахунку в наступних 12 стовпцях. Запишіть ціни на продані товари або послуги, що надаються, у стовпці "Продажі", а грошові платежі заносіть у стовпець "Наявні гроші". Купуючи товарні запаси, запишіть їх вартість у стовпець "Покупки", а потім запишіть відповідні готівкові кошти, сплачені постачальникам, у стовпці "Готівка в банку" або "Готівка в касі". Додайте останню суму в дужки, щоб показати, що це зняття коштів, а не депозит до існуючих фондів, і використовуйте "Готівка в банку" лише при випуску чека.
4
Запишіть такі витрати, як заробітна плата, комунальні послуги, витрати, орендна плата, податки та інші витрати, у відповідних заголовках стовпців, а потім запишіть готівку, виплачену для оплати витрат, у розділі "Готівка в банку" або "Готівка в касі". Додайте останні цифри в дужки, щоб вказати відрахування з готівки. Запишіть банківські депозити, записуючи суму як у стовпці "Готівка в банку", так і "Готівка в касі", але останню суму вкладіть у дужки для позначення зняття з готівки в касі.
5
Запишіть особисті зняття коштів із фондів компанії, помістивши суму в стовпець "Капітал" і вирахувавши ту саму суму з граф "Готівка в банку" або "Готівка в касі". Додайте останні цифри в дужки, щоб вказати, що це відрахування з готівки. Запишіть усі інші транзакції, які не підпадають під попередні назви рахунків, у стовпці "Різноманітні". Додайте цифри в кожному стовпці наприкінці кожного місяця, щоб отримати підсумок своїх операцій.
