Робочі замовлення та рахунки-фактури використовуються, коли компанія або підрядник виконує послуги для клієнтів та виставляє їм рахунки за ці послуги. Робоче замовлення іноді називають замовленням на придбання, яке також використовується, коли клієнт хоче придбати товари, а не послуги. Рахунок-фактура формується незалежно від того, купуються товари чи надаються послуги.
Наряд на роботу
Робоче замовлення - це, як правило, письмовий запит, який клієнт робить щодо конкретних предметів чи послуг. Інформація, яку потрібно вказати у формі, - це номер робочого замовлення, адреси рахунків та відправлення клієнта, ім’я клієнта, дата запиту, очікувана дата доставки, умови оплати, спосіб доставки, опис роботи, ціна за одиницю, проміжна сума, відповідні податки, загальна вартість та уповноважений підпис. Замовлення може також включати кількість та номер деталі або товару.
Рахунок-фактура
Рахунок-фактура - це рахунок, який ви надсилаєте клієнту з проханням оплатити продані товари або виконані послуги. Хоча ви можете називати рахунок-фактуру як рахунок-фактуру продажу, особа, яка здійснює покупку, може назвати це рахунком-фактурою. Деталі включають, зокрема, дату та номер рахунку-фактури, ваш податковий або реєстраційний ідентифікатор, ім’я та адресу покупця, пов’язаний номер роботи або замовлення на придбання, вартість одиниці та загальну ціну. Також включають розподіл податків, знижок, внесеного депозиту, умов оплати, терміну сплати та відповідних пізніх зборів або зборів.
Процес
Деякі компанії вимагають від покупця надіслати робоче замовлення факсом або електронною поштою, тоді як інші дозволяють зателефонувати у запиті. В останньому випадку ви можете прийняти замовлення по телефону, виходячи з запиту замовника. Після того, як замовлення підготовлено, надішліть покупцеві копію із запитом на підтвердження. Рахунок-фактура завжди готується продавцем. Коли робоче замовлення змінюється, оригінал слід оновити, а рахунок-фактура повинен відображати відповідні зміни. Робоче замовлення та відповідний рахунок-фактура повинні подаватися на рахунок клієнта.
Міркування
Якщо ваш бізнес невеликий, ви можете використовувати офісне програмне забезпечення для підготовки робочих замовлень та рахунків-фактур. Якщо у вас багато клієнтів, подумайте про інвестиції в програмне забезпечення для управління замовленнями та виставлення рахунків. Це дозволяє вводити, відстежувати та керувати замовленнями та виставляти рахунки клієнтам в електронному вигляді. Ви також можете запускати звіти про старіння для відстеження несплачених рахунків-фактур. Можливо, можна поєднати робоче замовлення та рахунок. Наприклад, якщо виконувана праця невелика, ви можете використовувати одну форму під час надання послуги. Незалежні підрядники або невеликі компанії можуть використовувати одну форму, тоді як більші компанії, як правило, розділяють дві.
