Формальність та стриманість відрізняють ділове спілкування від звичайних особистих розмов. Особливо між нечіткими знайомими або людьми, які знаходяться на дуже різних ступенях корпоративної сходи, ділові розмови розгортаються відповідно до цілком конкретних правил етикету. Спілкування з манерами - це простий, але ефективний спосіб спілкування професіоналізму та поваги з діловими контактами.
Почніть формально
Як правило, краще починати офіційно та запрошувати до неформальності, ніж припускати неформальність та ризикувати образити потенційного ділового партнера.
Називайте когось «містером Смітом», а не «Боб», доки його не запросять використовувати своє ім’я. Слід чітко запам’ятати імена, оскільки використання імені означає повагу до людини. Слідкуйте за шкідливими звичками - забороняється жувати ясна, не гризти нігті, показне метеоризм та нав'язливий моніторинг BlackBerry.
Обговоріть безпечні теми
Більшість людей знає, що вторгнення політики та релігії у ділові розмови є головним хибним результатом. Однак перелік нерозмовлених тем для розмов - особливо з людьми, які мають лише дуже незначні знайомства - включає питання охорони здоров'я, службову політику та суперечливі думки щодо галузі чи провідних діячів цієї галузі. Уникайте також надмірного негативу; підтримка розмови позитивною посилює теплі почуття щодо розмови та тих, хто в ній брав участь.
Слідкуйте за їжею
Уникайте розмов із горлом їжі. Наші матері вчили нас жувати із закритим ротом, і доречно пам’ятати це правило в ділових умовах. Навіть під час ділових обідів будьте обережні під час обіду: Робіть невеликі закуски, уникайте розпирання напоїв і легко вживайте алкоголь. Окрім того, добре подумайте, перш ніж допомагати комусь закінчувати їжу - запитати у ділового контакту, чи можна, наприклад, її розсолити.
Це правило особливо важливо для телефонних розмов. Якщо вам обов’язково потрібно їсти під час ділового дзвінка, кусайте невеликі закуски і тримайте телефон приглушеним під час жування.
Слухай поважно
Спілкування завжди вимагає розмови та слухання. Замість того, щоб замислюватися про свій графік або наступну дотепну репліку чи траєкторію польоту метелика у фоновому режимі, зверніть увагу на те, що говорять інші, і переконайтеся, що ви розумієте їх значення. Особливо новим людям варто домогтися того, щоб ви зрозуміли контекст і значення, що лежать в основі слів, які вони використовують.
Спеціаліст із комунікацій Джаспер Енсон пропонує: "Намагайся завжди додавати короткі коментарі, що стосуються їхніх думок, і демонструй вдячність і розуміння тому, що вони говорять. Подумай про це як про спосіб поділити своє розуміння та рівень уваги з тим, хто говорить".
Торгуйте рукостискання та візитки
Почніть і закінчіть розмову з новим діловим знайомством рукостисканням. Тверде рукостискання при зоровому контакті передає повагу, хоча цю практику потрібно змінити, коли йдеться про людей з різних культур, де зоровий контакт чи рукостискання рідкісні або неввічливі.
Закінчіть розмову обміном візиток. Картки є важливим маркетинговим інструментом, і вони дозволяють вашому партнеру по спілкуванню з легкістю згадувати вас і вашу приналежність.
