Чим більший бізнес, тим більша ймовірність того, що для придбання певних товарів або послуг буде потрібно офіційний план закупівель. Мета полягає в тому, щоб переконатись, що підприємство не перевитрачує кошти та не платить більше за компоненти, ніж прибуток, який отримає бізнес при продажу готової продукції. Запрошення - це фаза процесу закупівель, на якій бізнес активно вимагає пропозицій від конкуруючих постачальників через запрошення до участі у тендері або запит пропозицій. Заявні документи визначають покупку, вимоги до придбання та окреслюють процес, який повинен виконувати кожен постачальник, подаючи офіційну заявку чи пропозицію.
1
Складіть інформаційний запрошувальний лист. Лист містить ключову інформацію, необхідну потенційним постачальникам при визначенні, чи зацікавлені вони брати участь у процесі торгів. Використовуйте офіційний голос, чітко визначайте терміни та надайте ретельні пояснення та описи. Включайте терміни подання заявок, короткий опис потреби у закупівлі та інструкції з підготовки, структурування та подання заявки. Вкажіть детальну інформацію, наприклад, як довго заявка повинна залишатися чинною, та опишіть критерії та метод, який бізнес використовуватиме при оцінці пропозицій пропозицій.
2
Створіть графік вимог, включаючи кількості, чіткі технічні специфікації та вимоги до продуктивності продукції. Переконайтесь, що очікування продуктивності написані щільно, не залишаючи місця для особистого тлумачення. Це життєво важливо для запобігання подальшим непорозумінням та розбіжностям на етапі виконання контракту покупки. Нарешті, включіть інформацію про доставку, включаючи дату доставки, спосіб доставки, транспорт та умови доставки.
3
Вставте зразок контракту, копію дозволеного замовлення на придбання та аркуші із переліком загальних та спеціальних умов. Умови можуть включати такі предмети, як вимоги до страхування та облігацій, а також положення про невиконання та штраф за несвоєчасне виконання. Надсилання зразка контракту разом із умовами надає постачальникам можливість перевірити контракт у юриста перед підписанням.
4
Включіть форму подання пропозиції як остаточний пункт до подання заявки. Форма подання стає юридично обов’язковим документом, коли постачальник підписує та повертає тендерні документи. Скористайтеся стандартною формою подання, яку ви можете отримати у свого адвоката, або створіть спеціальну форму.
