Ділове спілкування виникає в багатьох формах в організації. Компанії спілкуються з клієнтами через веб-сайти, звіти або періодичні видання. Внутрішні комунікації включають телефони, голосову пошту, інформаційні бюлетені компаній та внутрішню систему електронної пошти, щоб назвати декілька. У всіх випадках, незалежно від того, чи є ділове спілкування внутрішнім чи зовнішнім для компанії, трьома елементами, що є основними для його успіху, є чіткість, структура та знання вашої аудиторії.
Ясність
Написання чи спілкування з ясністю - чи не найважливіший елемент спілкування. Ефективне ділове спілкування переходить прямо до суті, говорить точно, що мається на увазі, не вставляючи подвійну розмову, і передається у найпростіших термінах. Використання загальнонародної мови замість галузевих скорочень, відомих лише небагатьом, робить спілкування більш доступним для слухача чи читача та легко зрозумілим.
Структура
Як і хороший розповідь, ділове спілкування вимагає початку, середини та кінця. Дотримуватися цієї логічної структури легко для читача або слухача, оскільки це та, яку навчили розуміти більшість людей. Використовуйте цю структуру для будь-яких засобів комунікації, звітів, електронних листів або голосової пошти; також використовувати його під час засідань компанії. Будьте лаконічними та уникайте надмірно багатослів’я, і ваше повідомлення повинно проникнути.
Аудиторія
Зрозумійте свою аудиторію. Спілкуючись із клієнтом, вибирайте народну мову, яку він зрозуміє, а не термінологію, яка знаходиться поза його знанням. Те саме поняття застосовується під час розмови з однолітками або іншими членами команди. Скорочення можуть економити простір, але більшість людей не знатимуть, що вони мають на увазі; отримані письмові повідомлення виглядають як алфавітний суп. Зверніть свою тему до своєї аудиторії - не змушуйте свою аудиторію відповідати темі.
Послідовність
Будьте послідовними у спілкуванні; не займайте протилежних позицій, що служить лише для того, щоб заплутати слухача чи читача. Виберіть сторону питання, яку ви маєте намір підтримати, і дотримуйтесь її. Використання послідовного голосу та стилю допомагає аудиторії взаємодіяти з повідомленням та розвинути довіру до вашої компанії чи продукту. Люди навряд чи довірятимуть інформації, що міститься у повідомленні, яке є суперечливим або суперечливим.
Середній
Використовуйте правильний засіб для звернення до своєї аудиторії. Якщо повідомлення вимагає особистого листа чи електронного листа, використовуйте цей засіб для повідомлення. Якщо для цього потрібні голосові комунікації або особиста комунікація, електронна пошта - неправильний вибір. Засіб, що використовується для ділового спілкування, надає довіри до повідомлення, тому дотримуйтесь носія, який підтримує повідомлення.
