Надсилання ділового листа електронною поштою, а не равликом, змінює деякі речі, але не все. По-перше, ви можете позбутися звички включати контактну інформацію одержувача в сам лист. Той факт, що ви надсилаєте лист безпосередньо конкретному одержувачу за допомогою особистої електронної адреси, робить цю інформацію зайвою. Але лист електронної пошти, хоча і є певним чином менш формальним, ніж діловий лист у паперовій формі, завжди повинен відповідати професійним стандартам, що перевищує розмір електронного листа, надісланого родині чи друзям.
1
Знайдіть правильне ім’я контакту. Використовуйте прізвище людини у привітанні, оскільки використання імені може сприйматися занадто випадково. Перед прізвищем має стояти містер чи пані - ніколи не міс, що передбачає сімейний стан жінки та може спричинити правопорушення. Якщо ви пишете комусь, хто має докторський або медичний ступінь, поставте перед його або її прізвищем доктора. Прикладом привітання може бути: "Шановна пані така і така".
2
Яліньте свою особистість. Перші враження так само важливі у віртуальному світі, як і в реальному світі. Одне з перших речей, які люди помічають у електронному листі, адресованому їм, - це псевдонім відправника. "StudMuffin99" може зобразити вас життям партії, але це не є професійним. Звертайтеся до одержувачів із більш відповідним для бізнесу псевдонімом, який часто включає ім’я та прізвище.
3
Приділіть особливу увагу темі. Будьте чіткими, стислими та конкретними. Нечіткі теми не надають значення вашому листу електронної пошти, що робить вашу електронну пошту більш імовірною ціллю для її видалення. Пусті тематичні рядки неприйнятні для більшості, оскільки вони створюють враження необережності, лінощів та непрофесіоналізму.
