Підприємства використовують службові записки для розповсюдження інформації серед кількох людей. Такі пам’ятки деталізують новини про політику, події чи ініціативи, наприклад, і одночасно передають інформацію усім відповідним менеджерам. Створення ефективної службової записки передбачає розуміння вашої аудиторії та усвідомлення того, що менеджери отримують багато листувань протягом дня. Напишіть пам’ятку чіткою та короткою, з предметом, що цікавить, для збільшення уваги.
1
Надсилайте пам’ятку лише тим менеджерам, яким потрібна інформація. Поширення пам’ятки всім керівникам організації кожного разу, коли вони пишуть, може зменшити ймовірність прочитання пам’ятки. Будучи вибірковою, менеджери дізнаються, чи отримали її, ймовірно, важливий вміст.
2
Напишіть сильну тему або рядок Re :, щоб привернути увагу читача. Замість чогось звичайного, наприклад, "Оновлення до програми користі для здоров'я", ви можете написати: "Захоплюючі нові переваги, додані до програми охорони здоров'я!"
3
Підсумуйте мету статті у першому реченні. Менеджери використовуватимуть це як керівництво, щоб визначити, чи слід продовжувати читати. Загальне відкриття записки може змусити зайнятого менеджера зробити висновок, що інформація не варта її часу, тому включіть достатньо деталей у перший рядок, щоб переконати менеджерів, що пам’ятка гідна.
4
Зберігайте пам’ятку короткою та короткою. Для швидкого читання використовуйте комбінацію абзаців та крапок. У той же час включіть достатньо вмісту, щоб чітко пояснити інформацію. Багато людей звикли до коротких публікацій у соціальних мережах, щоб отримати підказку; зрозуміти різницю між пам’яткою, адресованою менеджерам, та оновленням Twitter, наприклад. Пам’ятка повинна містити задовільний підсумок питання.
5
Уточніть будь-які наступні кроки чи обов'язки читачів. Чітко вкажіть, чи потрібно їм збирати певну інформацію, відвідувати семінар, навчати своїх підлеглих з цього питання чи чогось іншого, що вимагає додаткових дій. Включіть конкретний термін дій, якщо такий є.
6
Якщо у когось із менеджерів виникнуть запитання щодо змісту записки, перелічіть ім’я та інформацію про контакт.
