Проведення бізнес-конференції - це чудовий спосіб об’єднати людей у межах компанії чи галузі, поділитися ідеями та дізнатись про нові тенденції та можливості. Це можливість поділитися передовим досвідом, будуючи стосунки між однодумцями. Організація конференції - це складне завдання, яке може передбачати місяці планування, щоб забезпечити успіх заходу.
Виберіть тему
Вибір теми є важливим процесом, і не таким, який слід проводити без обдумування. Найкращі конференції - це ті, які охоплюють своєчасну концепцію чи ідею, яка матиме резонанс у ваших учасників. Конференція під назвою "Використання соціальних медіа для вдосконалення вашого бізнесу", швидше за все, заінтригує більше людей, ніж конференція "Поліпшення вашого бізнесу". Подібним чином внутрішня конференція з продажу під назвою "Як гарантувати, що ви отримаєте бонус цього року" матиме резонанс сильніше, ніж така, що називається "Щорічна конференція з продажу".
Визначте бюджет
Планування не може відбуватися, поки не буде визначено бюджет. Якщо подія є щорічною справою, ви можете використати фактичні витрати попередніх конференцій як вихідну точку. Пам'ятайте, що деякі витрати, такі як оренда кімнати, плата за акустичні системи та аудіо / відео обладнання, є фіксованими, тоді як витрати на поїздки, готелі та харчування визначаються кількістю відвідувачів.
Виберіть Динаміки
Найважливішою частиною будь-якої бізнес-конференції є вибір правильних доповідачів. Вибирайте ораторів, які найкраще відповідають ідеалам теми, і які роблять це динамічно. Якщо можливо, плануйте відвідати захід, де вони беруть участь. Якщо це неможливо, подивіться, чи можете ви переглянути їх відео в Інтернеті. Якщо конференція є внутрішньою подією, виберіть динамічні особистості для основних виступів або виступати в ролі MC. Якщо один із обов'язкових учасників, наприклад, головний виконавчий директор компанії або фінансовий директор, не є цікавим або динамічним ведучим, подумайте про те, щоб вони подали свою інформацію у форматі "ток-шоу", де інша людина задає їм запитання.
Виберіть Місце
Вибір правильного місця для вашої конференції також важливий. Для початку пошуку визначте, скільки людей ви плануєте відвідати. З огляду на це число, подумайте, яку атмосферу ви шукаєте. Це офіційна конференція чи випадковий відступ? Ви хочете залишитися в межах міста або вирушити за місто, щоб отримати щось більш спокійне. Звідти подумайте, чи потрібні будуть відвідувачам готельні номери або транспорт до місця проведення та чи буде запланована соціальна подія.
Виробництво аудіо / відео
Ніщо не може зіпсувати бізнес-конференцію швидше, ніж погана звукова система або несправний відеопроектор. Залежно від розміру вашої події, вам можуть знадобитися послуги виробничої компанії. Ці професіонали можуть допомогти забезпечити успіх заходу, але суттєво збільшать вартість. Отримайте три ціни та особисто познайомтеся з представником компанії. "Бажані постачальники" в готелі або конференц-залі зазвичай набагато дорожчі, ніж зовнішня компанія. Якщо вони не є ексклюзивним постачальником, отримайте інші ціни.
Продукти харчування та напої
Залежно від тривалості конференції, вам, ймовірно, доведеться поставити їжу та напої для своїх учасників. Вибір меню в основному визначається бюджетом. Зверніть увагу на вартість таких продуктів, як кава, безалкогольні напої та закуски. Багато готелів та конференц-центрів пропонують відносно недорогі страви, але за чашку кави беруть цілих 7 доларів.
Скористайтеся довідкою
Розподіліть волонтерів або співробітників на конкретні ключові ролі. Одна людина повинна відповідати за доповідачі, гарантуючи, що вони знають, що від них очікують, що організовані туристичні приміщення, що їх матеріали завантажуються на належний ноутбук чи інше обладнання, а також, що мікрофони та інше обладнання налаштовано для їх використання. Призначте комусь роль управління прибуттями відвідувачів, а іншій призначено роботу з персоналом закладу, громадським харчуванням та виробничою підтримкою.
