Використання мобільного телефону є вимогою для багатьох видів роботи. Деякі невеликі компанії надають працівникам мобільні телефони та дозволяють обмежений обсяг особистого користування, тоді як інші воліють відшкодовувати працівникам витрати на їхні ділові дзвінки та часткову або всю їхню щомісячну плату за контрактом. У вересні 2011 року Служба внутрішніх доходів видала податкові вказівки щодо політики відшкодування витрат на стільникові телефони, яких повинні дотримуватися підприємства будь-якого розміру, щоб дотримуватися закону.
Відшкодування дзвінків
Політика відшкодування витрат на стільниковий телефон компанії може працювати кількома способами. Одним із варіантів є відшкодування компанією лише вартості фактичних ділових дзвінків. Згідно з цим типом політики відшкодування, працівник щомісяця подає копію свого рахунку мобільного телефону, виділяючи дзвінки, здійснені в комерційних цілях, і записуючи одержувача дзвінка та причину цього. Компанія відшкодовує працівнику чековим платежем або додаванням вартості відшкодування до його компенсації за наступний період. Ця форма відшкодування не підлягає оподаткуванню для працівника та не покриває витрат на утримання мобільного телефону.
Щомісячне покриття контракту
Якщо працівник використовує мобільний телефон для значних “некомпенсаційних” комерційних цілей, наприклад, щоб компанія могла в будь-який час зв’язатися з ним, роботодавець може відшкодувати повну вартість щомісячного контракту на стільниковий телефон, а також вартість дзвінки. Як варіант, якщо працівник має план мобільного телефону, який включає вартість дзвінків, і ці дзвінки здійснюються в основному для комерційних цілей, повна вартість плану може бути відшкодована. Якщо відшкодована сума не перевищує загальної суми рахунку стільникового телефону, відшкодування не оподатковується. Ця політика також вимагає подання щомісячної виписки з мобільного телефону для цілей бухгалтерського обліку.
Незвичне відшкодування
Компанії ніколи не повинні відшкодовувати повну суму щомісячного рахунку стільникового телефону без запису щомісячних звітів, оскільки це може вважатися незвичним відшкодуванням або оподатковуваною пільгою. Компанії, що мають політику, що передбачає повне відшкодування витрат, повинні чітко визначити, чи несе основна частина витрат на мобільні телефони для бізнесу, щоб визначити, чи є це відшкодування додатковою заробітною платою чи доходом. Якщо відшкодування складає більше 100 доларів на місяць, IRS рекомендує ретельно вивчити, щоб визначити, чи є це додатковим доходом, і якщо так, чи підлягає він оподаткуванню згідно з політикою додаткових виплат De Minimis, яка передбачає мінімальну виплату, що періодично надається працівникам, у формі відшкодування.
Заміна заробітної плати
Податкова служба не відповідає на політику відшкодування витрат мобільних телефонів компанії, яка використовується як метод забезпечення працівника додатковим доходом, а також політика, яка пропонує відшкодування замість частини заробітної плати. Цей тип полісів зменшує податок, який підлягає сплаті за нижчу заробітну плату, і навіть якщо працівник щомісяця подає звіт із детальною інформацією, відшкодування оподатковується. У випадку всіх політик відшкодування витрат на мобільні телефони, компанія повинна отримати детальну копію щомісячного рахунку за стільниковий телефон у працівника, щоб вести як фінансовий запис причини відшкодування.
