Адміністратор малого бізнесу робить набагато більше, ніж вітає відвідувачів у вашому офісі або прямі вхідні телефонні дзвінки. Адміністратор часто здійснює доставку, обробляє пошту, здійснює вихідні дзвінки менеджерам та займається адвокатською діяльністю. Малий бізнес отримує максимум від своїх портьє, призначаючи постійні завдання для заповнення простоїв, таких як управління канцелярським приладдям, просте виставлення рахунків, введення бази даних або друкування та коректура кореспонденції. Аналіз вашої організаційної схеми та детальний опис роботи допоможуть вам отримати максимальну віддачу від вашої посади портьє.
Складіть гарне перше враження
Ваш адміністратор часто є першою людиною, з якою контактують ваші клієнти чи продавці. Якщо вона неорганізована, незнайома з вашим персоналом або підрозділами або фізично недоглянута, це надсилає повідомлення про те, наскільки організована ваша компанія або наскільки серйозно ви ставитесь до свого бізнесу. Встановіть дрес-код для вашої портьє, що може перешкодити їй взяти участь у сукні “випадкової п’ятниці”. Заборонити жувати жуйку за її столом, приймати обід у зоні прийому, відтворювати музику під час роботи або додавати особисті прикраси на свою робочу станцію.
Вимагайте від неї, щоб її робочий стіл був акуратним, а монітор комп’ютера - осторонь від відвідувачів. Познайомте свою портьє з ключовими клієнтами та постачальниками, щоб вона могла змусити їх почувати себе важливими та цінними, запам'ятовуючи їх імена, знаючи їхні компанії та розуміючи, що вони роблять чи продають.
Забезпечити ефективну торгівлю людьми
Коли відвідувачі приїжджають і люди телефонують, адміністратору не потрібно вгадувати або досліджувати, де знаходиться ваш персонал. Навчіть свого адміністратора, щоб він точно знав, що робить компанія, включаючи базові знання про товари чи послуги, щоб він розумів, хто є ключовими контактами та куди направляти запити. Переконайтеся, що він знає, як організований ваш офіс, щоб він міг направляти пакунки, пошту та запити клієнтів чи постачальників до потрібних людей.
Навчіть його так, щоб він був знайомий з вашим персоналом та їх посадами, включаючи правильну вимову будь-яких незвичних імен. Встановіть процедури прийому та підписання пакунків, що важливо не лише з точки зору ефективності, а й для підвищення безпеки та зменшення відповідальності.
Поліпшення продуктивності прийому
Ресепшн може мати значні простої протягом дня, якщо ви отримуєте рідкісні телефонні дзвінки та відвідувачів. Посада адміністратора може покращити продуктивність вашого робочого місця, виконуючи одну або кілька службових функцій. Багато працівників адміністрації здійснюють прості рахунки, управляють інвентаризацією, сортують та доставляють пошту, оновлюють веб-сайти, обробляють вхід до бази даних та кореспонденцію, надсилають електронні листи з облікового запису у відповідні відділи та ведуть облік відвідуваності. Керівники малого бізнесу, які не мають персональних помічників, часто покладаються на портьє, щоб скласти у клієнтів враження, що у них є помічники, доручаючи такі завдання, як телефонні дзвінки та призначення зустрічей.
Підтримуйте службовий дух
Портьє малого бізнесу часто є "охолоджувачем людської води" в офісі. Більшість працівників щодня контактують із портьє, і вони часто спілкуються та обговорюють новини на робочому місці. Портьє знає про плани групового обіду і знає, якщо хтось приніс ласощі в кімнату перерв, має день народження, заручиться чи отримає підвищення.
Вона може бути конструктивною в покращенні морального духу компанії або деструктивною, поширюючи чутки та плітки. Запитайте працівників щодо їх думок щодо вашої портьє, щоб визначити, чи вона впливає позитивно чи негативно на моральний стан працівників.
